項(xiàng)目

類型

數(shù)量（預(yù)估）

                                         內(nèi)容和要求

檔案整理

文書、照片、實(shí)物、會議

3700件

一、檔案整理適用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

檔案整理歸檔要求執(zhí)行國家檔案局《中華人民共和國檔案法》、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）、《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015》、《會計(jì)檔案管理辦法》（第79號令）、《廣西壯族自治區(qū)機(jī)關(guān)照片檔案整理規(guī)則》（試行）、《廣西壯族自治區(qū)機(jī)關(guān)照片檔案整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》（試行）、《廣西壯族自治區(qū)實(shí)物檔案整理規(guī)則》（試行）等。

二、檔案整理歸檔

1.分類

對檔案資料進(jìn)行正確的鑒定、分類、確定保管期限。

2.組卷

不同檔案類型按其國家檔案局相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行組卷。

3.排列和裝訂

按檔案整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)對每件檔案進(jìn)行排列、拆釘、裝訂（含對破損檔案及不規(guī)則檔案進(jìn)行搶救、托裱）。

4.編目

歸檔文件應(yīng)在同一類目、同一保管期限下按室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件材料應(yīng)逐件編目。

5.編制檔號

蓋檔號章，按照檔案分類大綱正確加蓋檔號章、填寫檔號（含全宗號、年度、件號、保管期限等基本內(nèi)容）。檔號章必須使用印泥在每一“件”歸檔文件右上角空白處蓋印，要求清晰、端正，號碼不能錯編、漏編、重編。

6.編制檢索工具

編制檢索工具主要是指編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。所有目錄應(yīng)為一式兩份，一份放在盒內(nèi)歸檔文件之前，一份作為檢索工具放在盒外，按大類裝訂成冊。案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄應(yīng)組合編制成冊作為全引目錄。

7.填寫卷內(nèi)備考表

備考表要標(biāo)注卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時間等。

8.填寫檔案盒項(xiàng)目

填寫檔案盒封面、盒脊，檔案盒各項(xiàng)標(biāo)識必須要用刻制的字?；虬⒗柎a章蘸紅色印泥來蓋印，保持檔案盒清潔、美觀。

9.裝盒

將卷內(nèi)文件材料依照序號從小到大排列好,按“卷內(nèi)目錄—文件材料—備考表”順序裝入盒內(nèi)。

10.入庫上架

按照檔案分類方案將檔案分門別類、從左到右、從上到下的順序放入庫房內(nèi)密集架（鐵柜）進(jìn)行避光保存。

11.特殊載體檔案的整理

錄音、錄像檔案按《廣西壯族自治區(qū)錄音、錄像檔案歸檔整理規(guī)則（試行）》（桂檔發(fā)〔2006〕16號）進(jìn)行整理，照片檔案按《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《廣西壯族自治區(qū)機(jī)關(guān)照片檔案整理規(guī)則（試行）》（桂檔發(fā)〔2004〕13號）進(jìn)行整理，實(shí)物檔案按《廣西壯族自治區(qū)實(shí)物檔案整理規(guī)則（試行）》（桂檔發(fā)〔2007〕19號）進(jìn)行整理，電子檔案按《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》（GB/T18894 -2016）進(jìn)行整理。

基建檔案

5件

采購檔案

50件

項(xiàng)目檔案

80件

全宗卷

5卷

會計(jì)檔案（換盒）

1150盒

數(shù)字化加工

檔案數(shù)字化

73000頁

一、適用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

檔案整理歸檔及數(shù)字化服務(wù)技術(shù)參數(shù)及要求執(zhí)行國家檔案局《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求》、《廣西壯族自治區(qū)檔案數(shù)字化工作安全保密管理辦法》、《廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施項(xiàng)目驗(yàn)收管理暫行辦法》、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18）、《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）、《廣西壯族自治區(qū)保密局關(guān)于加強(qiáng)對紙質(zhì)文件資料數(shù)字化掃描實(shí)施保密管理的通知》等。

二、工作要求

    1.由成交供應(yīng)商自帶整套設(shè)備（掃描設(shè)備分辨率在≥300DPI以上）及熟練的操作人員上門進(jìn)行批量掃描。采購人負(fù)責(zé)提供掃描場地約30平方米的房間，安排人員進(jìn)行流程管理、質(zhì)量檢查、技術(shù)人員監(jiān)督、配合協(xié)調(diào)等工作。成交供應(yīng)商要自覺遵守采購人的管理規(guī)章。所帶設(shè)備只能作為本項(xiàng)目專用，不得將設(shè)備挪作他用或隨意把不屬本項(xiàng)目的資料帶進(jìn)工作場所進(jìn)行操作。所有設(shè)備必須放置在指定的工作地點(diǎn)。為了檔案的安全，項(xiàng)目完成后所有設(shè)備必須經(jīng)采購人檢查，才能搬離工作場地。項(xiàng)目完成后成交供應(yīng)商自行撤離相關(guān)人員和設(shè)備。

    2.確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。
    3.嚴(yán)格遵守并達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)：《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T 31-2017）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。
    4.保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。做好檔案資料原件、復(fù)印件鑒別相關(guān)工作。

    三、掃描質(zhì)量要求：

    1.檔案數(shù)字化處理的技術(shù)參數(shù)及要求按照國家檔案局和廣西區(qū)檔案局有關(guān)數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。

    2.掃描影像的順序與紙質(zhì)檔案要保持4個統(tǒng)一性，即案件編號與掃描的案卷一致、卷宗封面信息與卷內(nèi)容一致、卷內(nèi)目錄頁碼與卷內(nèi)頁碼一致、實(shí)體案卷與掃描圖片順序排列一致，不可顛倒，不能有漏頁和重頁，保證電子影像的完整齊全。若發(fā)現(xiàn)有漏掃或掃描不合格的影像要及時反饋給掃描數(shù)字化人員更正。

    3.掃描后的影像文件要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、無干擾信息，盡可能保持檔案的原文原貌。影像文件頁面要端正，無扭曲。紙質(zhì)檔案掃描使用彩色JPG文件格式存儲，分辨率為彩色掃描的不得低于200dpi、黑白掃描的分辨率不得低于300dpi。

    4.數(shù)據(jù)提交。完成掃描服務(wù)后，形成的數(shù)據(jù)成品有：根據(jù)交接清單提交規(guī)范編目的成品影像數(shù)據(jù)2套。檔案數(shù)字化加工后的全部電子影像、電子目錄以及形成的紙質(zhì)資料所有權(quán)屬采購人所有。檔案數(shù)字化加工后形成的各種統(tǒng)計(jì)資料、光盤資料、紙質(zhì)資料及各種交接清單應(yīng)完整移交。

    5.檔案掃描完成后，要進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。檔案裝訂應(yīng)盡可能地按照原來的裝訂孔進(jìn)行穿線裝訂，盡量不要新打孔裝訂，力求保護(hù)原件。

    6.掃描人員嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定及檔案部門的相關(guān)制度，認(rèn)真做好掃描檔案的保密和保護(hù)工作。

7.檔案數(shù)字化服務(wù)費(fèi)用單價為A4幅面普通紙張，紙張小于A4幅面的按A4算，A3按2張A4幅面計(jì)算，A2按4張A4幅面計(jì)算，A1按8張A4幅面計(jì)算，A0按16張A4幅面計(jì)算,依此類推。

8. 配套圖像評測系統(tǒng)：

對數(shù)字化完成的成品數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量評測，檢測完成后形成評測報(bào)告

    四、檔案實(shí)體掃描數(shù)字化加工流程，由成交供應(yīng)商派專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化處理的流程，包括：領(lǐng)取案卷交接、核對卷內(nèi)目錄和頁碼、目錄著錄、拆卷、掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)加載、檔案裝訂、檔案歸還、數(shù)據(jù)備份等程序。

    五、數(shù)據(jù)掛接要求

    1.數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的圖像數(shù)據(jù)，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。

    2.將掃描所得的圖像文件的命名規(guī)范為檔號－圖像畫幅號的格式，存儲在使用相應(yīng)級別檔號命名的文件夾內(nèi)，確保每幅圖像文件與對應(yīng)實(shí)體檔案頁面關(guān)聯(lián)的一致性、唯一性、正確性。

    3.將按規(guī)范命名的圖像文件與采購人使用的“檔案管理系統(tǒng)”中對應(yīng)的檔案條目相關(guān)聯(lián)，以快速的計(jì)算機(jī)批量處理形式（而不是按逐條條目逐份圖像文件手工掛接的形式）將圖像文件掛接到采購人使用的檔案管理系統(tǒng)中，確保100％的掛接正確率與檢索、顯示的成功率。

    六、其他要求

    1.檔案目錄完善錄入：對已有的卷內(nèi)目錄應(yīng)按采購人要求進(jìn)行修改、校對，確保準(zhǔn)確，確保檔號與題名的完整。
    2.紙制檔案的整理要求：掃描前，對檔案進(jìn)行拆卷并整理，對不平整的檔案進(jìn)行平整，對錯誤的問題進(jìn)行修正（如錯碼、漏碼等）。掃描結(jié)束，須把檔案恢復(fù)裝訂后按序上架，檔案的頁碼不得出現(xiàn)錯頁、漏頁、頁次顛倒等現(xiàn)象，裝訂要符合國家相關(guān)裝訂標(biāo)準(zhǔn)。
    3.紙張狀況較差，過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式，不得損壞紙質(zhì)檔案。

    4.要求電子影像數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、索引數(shù)據(jù)準(zhǔn)確并與紙質(zhì)檔案匹配；檔案號命名符合規(guī)范；圖片命名及組成符合采購人檔案管理系統(tǒng)要求。

    七、數(shù)據(jù)驗(yàn)收
    1.數(shù)據(jù)抽檢

    （1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的總體質(zhì)量。

    （2）數(shù)據(jù)驗(yàn)收時抽檢的比率不得低于5%。

    2.驗(yàn)收指標(biāo)

目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，卷內(nèi)目錄不完全對應(yīng)，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標(biāo)記為“不合格”，經(jīng)采購人提出后由成交供應(yīng)商進(jìn)行整改，整改后：

    （1）檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯率≤0‰。

    （2）掃描圖像：漏掃率≤0‰。

    （3）圖像質(zhì)量：圖像質(zhì)量情況完好率100%。

    （4）格式封裝：圖像文件的命名差錯率≤0‰。

    （5）著錄：以案卷（文件）為單位，關(guān)鍵字段正確率100%，其余字段錄入錯誤率≤5‰。

    （6）條目與圖像掛接：掛接正確率100%

    （7）檔案原始材料：100%不缺失。

    八、驗(yàn)收審核
    1.采購人對成交供應(yīng)商每一分批數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收。數(shù)據(jù)驗(yàn)收以抽檢方式進(jìn)行。成交供應(yīng)商提交驗(yàn)收的數(shù)據(jù)不論涉及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)哪一條，不合格的，全部發(fā)回由成交供應(yīng)商全面自檢，采購人的驗(yàn)收記錄不向成交供應(yīng)商公開，待驗(yàn)收通過后，采購人公開驗(yàn)收記錄。在退回自檢期間，采購人將不再向成交供應(yīng)商提供加工的檔案。

    2.全部檔案驗(yàn)收通過后，須填寫“服務(wù)驗(yàn)收報(bào)告單”，須經(jīng)采購人檔案管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員審核、簽字并加蓋公章后方有效。
    3.由于成交人的質(zhì)量等問題，而引發(fā)的誤時、經(jīng)濟(jì)等問題均由成交人承擔(dān)。
    4.數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，成交人須刻錄DVD光盤兩份提交給采購人。
    九、數(shù)據(jù)備份
    1.備份范圍：經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。
    2.備份方式：為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，采用多套備份。
    3.數(shù)據(jù)檢驗(yàn)：備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。
    4.備份標(biāo)簽：數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

照片檔案

150張

檔案級光盤

3張

現(xiàn)場要求

 一、現(xiàn)場工作人員要求

    1.成交供應(yīng)商必須指派1名負(fù)責(zé)人，4-5名工作人員在現(xiàn)場上班，并隨時與采購人進(jìn)行情況溝通等，參與本項(xiàng)目工作人員必須提供本人身份證原件備查，復(fù)印件加蓋成交供應(yīng)商公章供采購人留存。

    2.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工作人員必須工作牌出入采購單位工作現(xiàn)場；手機(jī)等通訊設(shè)備集中保管，工作場所內(nèi)嚴(yán)禁使用。

    3.本項(xiàng)目工作時間及地點(diǎn)由采購人確定。

4.成交供應(yīng)商與采購人簽訂安全保密協(xié)議，成交供應(yīng)商組織工作人員參加上崗前安全保密教育；在檔案整理、檔案數(shù)字化加工過程中，遵守采購人的相關(guān)檔案管理制度及國家、廣西區(qū)保密法規(guī)。

    5.項(xiàng)目工作人員的培訓(xùn)。由成交供應(yīng)商負(fù)責(zé)培訓(xùn)項(xiàng)目工作人員。培訓(xùn)內(nèi)容包含檔案、保密、防火、技術(shù)、技能操作等與檔案規(guī)范管理有關(guān)方面知識。

    二、場地安全及保密設(shè)備

    1.成交供應(yīng)商必須保證檔案內(nèi)容與檔案載體的安全，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》、廣西壯族自治區(qū)檔案局和廣西壯族自治區(qū)保密局 2013 年聯(lián)合下發(fā)的《廣西壯族自治區(qū)檔案數(shù)字化工作安全保密管理辦法》等保密法律法規(guī)和保密相關(guān)制度，規(guī)范開展檔案數(shù)字化工作。

    2.成交供應(yīng)商的工作人員不許私自攜帶任何可存儲設(shè)備進(jìn)入或離開工作現(xiàn)場，本次項(xiàng)目涉及所有計(jì)算機(jī)硬盤由采購人提供使用，使用完成后移交給采購人。成交供應(yīng)商的設(shè)備進(jìn)入或離開工作現(xiàn)場必須要經(jīng)采購人指定信息技術(shù)人員進(jìn)行核查。

    3.成交供應(yīng)商的工作人員不得以任何形式將各項(xiàng)檔案資料帶出指定工作現(xiàn)場；不得以任何形式進(jìn)行泄漏、傳播；不得無故查看及討論檔案內(nèi)容；不在私人通信中涉及秘密；不在電話、公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案秘密；未經(jīng)采購人同意不得帶人進(jìn)行掃描場地參觀或?qū)W習(xí)。

    4.成交供應(yīng)商在工作中必須與采購人做好檔案的安全交接，并做好整個項(xiàng)目流程各個環(huán)節(jié)工作的詳細(xì)登記，完工后全部移交給采購人。成交供應(yīng)商嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)字化工作規(guī)定。

    5.成交供應(yīng)商要嚴(yán)格按照國家檔案局、保密局、廣西區(qū)檔案局、廣西區(qū)保密局的有關(guān)規(guī)定，開展檔案整理、檔案數(shù)字化各項(xiàng)工作。

售后服務(wù)及其它要求表  

提交服務(wù)成果時間及地點(diǎn)

一、合同簽訂期：自成交通知書發(fā)出之日起7個工作日內(nèi)。

二、提交服務(wù)成果時間：自簽訂合同后60個工作日內(nèi)完成。

三、提交服務(wù)成果地點(diǎn)：廣西區(qū)內(nèi)南寧市（采購人指定的地點(diǎn)）。

售后服務(wù)要求

1.質(zhì)量保證期1年（自提交服務(wù)成果并驗(yàn)收合格之日起計(jì)）。

2.處理問題響應(yīng)時間：接到采購人處理問題通知后 8小時內(nèi)到達(dá)采購人指定現(xiàn)場。

3.簽訂合同5個工作日內(nèi)將有關(guān)掃描設(shè)備、工作場地、人力配置等總體配備完畢。

4.質(zhì)保期滿后需提供5×8小時技術(shù)支持服務(wù)，提供電話、傳真、電子郵件多種方式技術(shù)支持服務(wù)。全方位響應(yīng)需求。

付款方式

項(xiàng)目實(shí)施完畢驗(yàn)收合格后十五個工作日內(nèi)一次性付95%的合同款，質(zhì)量保證期滿1年后支付剩余5%的合同款。成交供應(yīng)商自收到貨款之日起三個工作日內(nèi)開具增值稅專用發(fā)票給采購人。

驗(yàn)收要求

按采購需求進(jìn)行驗(yàn)收

其他要求

1.報(bào)價必須含以下部分，包括：

（1）服務(wù)的價格；

（2）必要的保險(xiǎn)費(fèi)用和各項(xiàng)稅金；

（3）運(yùn)輸、裝卸、安裝、調(diào)試、培訓(xùn)、技術(shù)支持、售后服務(wù)費(fèi)用。

（4）工作人員的差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)。

2.供應(yīng)商必須具備國家秘密載體印制乙級（含乙級）以上資質(zhì)（資質(zhì)類型：涉密檔案數(shù)字化加工），如屬廣西區(qū)外注冊的供應(yīng)商，具備國家秘密載體印制乙級資質(zhì)的單位還應(yīng)在廣西壯族自治區(qū)保密行政管理部門備案；具有質(zhì)量管理體系認(rèn)證（認(rèn)證范圍：檔案數(shù)字化加工服務(wù)）。

3.供應(yīng)商要根據(jù)項(xiàng)目的采購需求，在響應(yīng)文件中提供項(xiàng)目服務(wù)方案（包括但不限于實(shí)施方案、保密方案、售后服務(wù)等內(nèi)容），服務(wù)業(yè)績成果的證明材料（包括項(xiàng)目合同和驗(yàn)收報(bào)告），若有與本項(xiàng)目相關(guān)的榮譽(yù)證書等證明材料請?zhí)峁?/p>

4.整理及數(shù)字化費(fèi)用按最終數(shù)量及響應(yīng)文件單價結(jié)算;如有未知工作內(nèi)容雙方協(xié)商確定結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)。

序號

評分因素

計(jì)算公式

1

報(bào)    價

價格分=(評標(biāo)基準(zhǔn)價／報(bào)價金額)×20

綜合得分

序號

評分因素

總分值

評分標(biāo)準(zhǔn)

2

技術(shù)能力

50

主要包括：對本項(xiàng)目服務(wù)內(nèi)容的理解程度；質(zhì)量保證措施、數(shù)據(jù)加工流程的針對性與可操作性；實(shí)物檔案安全保障措施、保密措施是否詳盡；項(xiàng)目實(shí)施周期；項(xiàng)目實(shí)施人員及設(shè)備配置。

3

售后服務(wù)

15

售后服務(wù)方案是否合理；售后期時間；服務(wù)響應(yīng)速度。

4

資質(zhì)條件

15

相關(guān)資質(zhì)證書；自主知識產(chǎn)權(quán)檔案管理軟件；近期完成同類項(xiàng)目的相關(guān)證明材料及成果。

最終得分=報(bào)價得分+綜合得分（技術(shù)能力+售后服務(wù)+資質(zhì)條件）